6mR-liitto, hallituksen kokous 16.11.2010, Ravintola Fabian

Läsnä: Johan Gärkman, Eero Lehtinen, Kari Loukola ja Mikko Saarela

1. Kokouksen avaus
a. Eero Lehtinen avasi kokouksen 18.45

2. Käytiin läpi edellisen kokouksen pöytäkirja ja päivitettiin siinä sovittua työlistaa
a. Tarkennettiin, että Kari Loukola toimii Suomen 6mR-liiton hallituksen varapuheenjohtajana kaudella 2010-2011.
b. Mikko Saarela tekee draftin hallituksen päätehtävistä nykyisiä ja tulevaisuuden luottamushenkilöitä ajatellen.
c. Jäsenrekisteri saatetaan ajan tasalle siten, että hallitus tekee sen talkootöinä, kukin huolehtii 4-5 venekunnan yhteystietojen päivityksestä. Nykyinen (viimeisin) jäsenluettelo toimitetaan kaikille työkappaleeksi samalla kun jaetaan venekunnat.
d. Jäsenmaksujen perintätoiminnasta luovutaan, postitse lähetettävä materiaali minimoidaan. Käytetään sähköpostia jäsentiedotuksessa, tehdään jäseneksi liittyminen helpoksi laittamalla tarvittavat tiedot nettisivuille ja Facebookiin. Karhuaminen tapahtuu vuosittain SM-kisojen yhteydessä, SM-sääntöön kirjataan, että vain ISMA-maksunsa maksaneet veneet/omistajat sekä kansalliset jäsenmaksunsa hoitaneet miehistöt voivat osallistua SM-purjehduksiin. Maksamattomat maksut peritään SM-osallistumismaksun yhteydessä.
e. Selvitetään, miten ISMA-maksujen deadlinen (toukokuu 2010) jälkeen liiton tilille maksetut ISMA-maksut (ainakin Mariana ja Boree IV, molemmat maksaneet syyskuun aikana) tilitetään eteenpäin (2010 vai 2011 maksuina?). Eero kysyy ISMA:sta. f. Saarela-Loukola-Koponen jatkavat liiton nettisivuston uudistamishanketta ja tekevät ehdotuksen uusien sivujen toteutuksesta tulevien viikkojen aikana. Toiveena jäsenrekisteri (salasanan taakse?), kulut pyritään kattamaan (ja muuttamaan tuloiksi jatkossa) bannerimyynnillä uusille sivuille. Ajatuksena luokan title sponsorin paikka plus x kpl pienenpiä "logolinkki bannereita".
g. Tom Lindström toteuttaa purjemittaus- ja leimausmenettelyn ja hankkii omalle neulomolleen jatkossa ISMAlta vaadittavat purjemerkit uusia purjeita varten. Muita neulomoita kehotetaan toimimaan samoin. ISMAn purjemaksuihin voidaan merkittävästi vaikuttaa vasta sitten, kun meillä on maksettujen ISMA venemaksujen kautta riittävästi äänivaltaa ISMAssa (2012 AGM:ssä).
h. Eero Lehtinen osallistuu MM2011 työryhmän kokouksiin, varainhankintatoimintaan ja koordinoi hallituksen toimeenpantavaksi asioita "World Cup tasks" -listalta. Tom Lindström tuuraa Eeroa tarvittaessa. Seuraava MM-työryhmän kokous 16.12.2010 NJK-Björkholmenilla. Hallitus korostaa, että järjestelyvastuu tapahtumasta säilyy NJK:lla, liitto tukee hanketta ja sen toteutumista parhaansa mukaan. Anotuista tappiotakuista Opetusministeriöstä ei ole kuulunut vielä mitään, sponsorihankinta paras tapa välttää taloudelliset takaiskut ja sillä alueella on keksustelut käynnissä joidenkin tahojen kanssa, mutta jäsenistöä toivotaan aktiivisesti mukaan talkoisiin!
i. Jatketaan ponnisteluja mittausasioissa, Eero Lehtinen ja Basti Blechinberg tekevät kyselylomakkeen venekunnille/omistajille, joilla selvitetään kunkin veneen status ja tarpeet mittausrintamalla. Toimintaa ja palveluita joudutetaan sekä monipuolistetaan ainakin yhden lisämittamiehen "rekrytoinnilla" - keskusteltiin William Pietarisesta - Eero ottaa yhteyttä ja selvittää hänen kiinnostusta ei vain 6mR vaan koko R-laivueen mittamiheksi ryhtymiseksi.
j. Johan Gärkman ollut yhteydessä Eeron ehdottamaan pieneen tilitoimistoon, pyrimme puhdistamaan kirjanpidon kaikesta "roikkuvasta historiasta" ja selvitämme mihin hintaan tilinpäätös, kirjanpito jne voidaan teettää ulkoistamisperiaatteella jolloin energiaa voidaan suunnata tehokkaammin parantuviin jäsenpalveluihin ja mm. varainhankintaan. Johan piti myös mahdollisena, että Rasmussen voisi sponsoroida tilitsto-palvelua, jolloin yritys saisi liiton sivuilta Banneri-paikan. Syntyvät kustannukset selvitetään ensin.
k. Selvitetään olemassa olevat kirjavarastot - Sexornas Jakt, May Be IV ja niiden myyntitarve ja tilitystilanne. (Kristoffer Öströmiltä selvisi, että hänen ja Henrik Andersinin hallussa on n. 3 laatikollista Sexornas Jakt -kirjoja - n. 70kpl - sekä 3kpl May Be IV -juhlajulkaisuja. Kirjamyynnistä kirjataan myyntivelkaa, joka tilikauden lopussa tilitetään kannatusyhdistykselle, joka omistaa kirjat). Kirjojen myyntiä, ml Pekka Barckin 100 Years of Racing -kirja, on vauhditettava MM-projektin yhteydessä.
l. Edelliseltä hallitukselta tilinpäätös/vuosikokousasiakirjat allekirjoitettuna, että saadaan pankkiasiat ja yhdistyksen yhteystiedot siirrettyä uuden hallituksen nimiin. (Eero jo ollut yhteydessä Kaarle Lehtiseen ja Kristoffer Öströmiin).
m. Esitetään Kevätkokouksen hyväksyttäväksi: 2011 MM-regatan osalta ranking-pisteitä jaetaan vain suomalaisveneiden mukaan.
n. Eero Lehtinen ja Tom Lindström suunnittelee talven purjehduskoulutusiltapäiviä, muut R-luokat mukaan - ei osallistumismaksua, mutta edellytyksenä 6mR-liiton jäsenyys... haetaan lajiliiton tukea koulutustapahtumille.

3. Täydennettiin hallituksen TO DO -taulukkoa, jonka päivitetty versio hallituksen jäsenien muistilistaksi.

4. Seuraava hallituksen kokous pidetään Ravintola Fabianissa keskiviikkona 15.12.2010 klo 18.30 alkaen.